リマインダー設定

ここでは、リマインダー設定画面の操作について説明します。

リマインダー設定画面では、リマインダーの作成/編集/削除が可能です。

このセクションの内容は以下のとおりです。

操作権限 

操作種別	必要なプロジェクト権限	プロジェクトのプリセット役割
参照/更新	リマインダー設定の編集	プロジェクト管理者

画面構成 

リマインダー設定画面（全体）

ツールバー 

ツールアイコン	概要
最新の情報に更新	最新の情報に更新します。
新規作成	リマインダーを新規作成します。
リマインダー定義の取り込み	「リマインダー定義」にて定義したリマインダーテンプレートを流用してリマインダーを作成します。
有効化	リマインダーを有効化します。
無効化	リマインダーを無効化します。
今すぐ実行	リマインダーを今すぐ実行します。

業務エリア 

リマインダー一覧が表示されます。項目は以下のとおりです。

項目	概要
有効	有効状態の場合、チェックが付いて表示されます。
名称	リマインダー名が表示されます。
リマインド対象	アクティビティ、マイルストーン、チェックポイントのいずれかが表示されます。
実行時刻	リマインダーが実行される時刻が表示されます。
編集ボタン	リマインダー設定を編集します。
コピーボタン	リマインダー設定を流用して作成します。
削除ボタン	リマインダー設定を削除します。
作成者	作成者が表示されます。
作成日時	作成日時が表示されます。
更新者	更新者が表示されます。
更新日時	更新日時が表示されます。

リマインダーの操作 

リマインダーの操作について説明します。

リマインダーの新規作成 

リマインダーを新規作成する場合は、以下の手順で操作します。

ツールバーの「新規作成」ボタンを押下します。
「リマインダー定義設定画面」で、必要事項を入力します。

「OK」ボタンを押下します。

リマインダー定義の取り込み 

リマインダー定義をテンプレートとして利用してリマインダーを作成する場合は、以下の手順で操作します。

注釈

リマインダー定義は、ホーム画面の「リマインダー定義」画面で作成することができます。

ツールバーの「リマインダー定義の取り込み」ボタンを押下します。
「取り込むリマインダー定義の選択」ダイアログで、利用したいリマインダー定義をドロップダウンリストから選択します。
「OK」ボタンを押下します。

注意

取り込み対象のリマインダー定義（送信先の設定）にプロジェクトメンバに登録されていないユーザが含まれる場合、そのユーザの情報は引き継がれません。

リマインダーの有効化 

リマインダーを有効化する場合は、以下の手順で操作します。

有効化するリマインダーを1つ以上選択します。
ツールバーの「有効化」ボタンを押下します。

リマインダーの無効化 

リマインダーを無効化する場合は、以下の手順で操作します。

無効化するリマインダーを1つ以上選択します。
ツールバーの「無効化」ボタンを押下します。

リマインダーの即時実行 

リマインダーを今すぐ実行する場合は、以下の手順で操作します。

実行するリマインダーを選択します。
ツールバーの「今すぐ実行」ボタンを押下します。
確認ダイアログが表示されるので、「OK」ボタンを押下します。

リマインダー設定の編集 

リマインダー設定を編集する場合は、以下の手順で操作します。

編集するリマインダーを選択します。
操作列の「編集」アイコンボタンを押下します。
「リマインダー定義設定画面」で、各項目を編集します。

「OK」ボタンを押下します。

リマインダー設定のコピー 

リマインダー設定をコピーして作成する場合は、以下の手順で操作します。

コピーするリマインダーを選択します。
操作列の「コピー」アイコンボタンを押下します。
「リマインダー定義設定画面」で、必要な箇所を変更します。

「OK」ボタンを押下します。

リマインダーの削除 

リマインダーを削除する場合は、以下の手順で操作します。

削除するリマインダーを選択します。
操作列の「削除」アイコンボタンを押下します。
確認ダイアログが表示されるので、「OK」ボタンを押下します。

リマインダー定義設定画面 

リマインダー設定画面の設定項目について説明します。

基本情報エリア 

基本情報エリアでは、名称やリマインド対象を入力します。

また、各タブの設定内容のサマリを表示します。

設定項目	内容
名称	リマインダーの名称を入力します。
リマインド対象	リマインド対象をアクティビティ、マイルストーン、チェックポイントから選択します。アクティビティ/マイルストーンとチェックポイントを同時に選択することはできません。
サマリ	タイミングタブ、絞り込み条件タブ、送信先タブの設定内容のサマリを表示します。

タイミングタブ 

タイミングタブでは、リマインドメールを通知するタイミングを設定します。

設定項目	内容
通知の種別	ユースケースに応じて下記から選択します。リマインド対象がアクティビティ／マイルストーンの場合予定開始日の接近予定終了日の接近遅延している作業実績未入力のフォロー定期通知リマインド対象がチェックポイントの場合締切日の接近定期通知
通知のタイミング	「通知の種別」に応じた設定項目を入力します。「予定開始日の接近／予定終了日の接近」の場合予定開始日/予定終了日が近づいてきたタイミングで通知します。現在日付が該当日付の何日前になったら通知するのか、どれくらいの期間通知するのかを入力します。例）予定開始日の3日前から3日間通知する「締切日の接近」の場合チェックポイントの締切日が近づいてきたタイミングで通知します。現在日付が締切日の何日前になったら通知するのか、そのくらいの期間通知するのかをを入力します。例）締切日の3日前から3日間通知する「遅延している作業」の場合遅延日数が指定した日数の範囲に該当した場合に通知します。例）遅延日数が3日以上のアクティビティを通知する「実績未入力のフォロー」の場合最後に実績を入力した日から指定した日数を超えたタイミングで通知します。一度も実績を入力していない場合は、予定開始日を基準に計算します。例）最後に実績を入力してから3日以上経過したアクティビティを通知する「定期通知」の場合指定した曜日に通知します。これにより、毎日や週1回など、定期的なタイミングで通知することができます。例）月曜日～金曜日に当日実施する担当作業を通知する
通知の時刻	リマインドメールを通知する時刻を入力します。
開始日	通知を開始する日付を指定します。即時リマインダーを作成した日付が適用されます。プロジェクト開始日プロジェクト開始日が適用されます。本項目は、リマインダー定義の場合のみ表示されます。指定した日付任意の日付を入力します。
終了日	通知を終了する日付を指定します。無期限通知期間は無期限になります。プロジェクト終了日プロジェクト終了日が適用されます。本項目は、リマインダー定義の場合のみ表示されます。指定した日付任意の日付を入力します。

絞り込み条件タブ 

絞り込み条件タブでは、アクティビティ/マイルストーン/チェックポイントの期間および属性値でリマインド対象を絞り込みます。

設定項目	内容
対象期間	リマインド対象の絞り込み期間を指定します。全期間期間による絞り込みを実施しません。期間指定対象期間を日付で指定します。指定しない場合は無期限となります。現在を基準として対象期間を指定現在日付を基準に単位とそれに応じた過去および未来の範囲で指定します。単位は日、週、月、四半期から選択します。過去および未来の範囲は0から999までの数値を指定します。指定しない場合は無期限となります。例）現在日付が2020/5/25のとき、単位を月、過去を1、未来を3とした場合、2020/4/1から2020/8/31に存在するものが対象となります。
対象の絞り込み	リマインド対象の属性による絞り込み条件を入力します。リマインド対象がアクティビティ／マイルストーンの場合名称コメント進捗率カスタム属性（色型、プロジェクトメンバ型、割当可能リソース型を除く）リマインド対象がチェックポイントの場合名称コメント
完了を含まない	完了したアクティビティ、マイルストーン、チェックポイントをリマインド対象から除く場合にチェックします。

送信先タブ 

送信先タブでは、リマインドメールの送信先を設定します。

設定項目	内容
送信先	送信先の指定方法を選択します。直接指定「送信対象ユーザ」で送信先のユーザを直接指定します。リマインド対象の割当ユーザリマインド対象のアクティビティ、マイルストーンに割り当たっているユーザを送信先とします。
送信対象ユーザ	「直接指定」を選択した場合に、送信先ユーザを設定します。
除外対象ユーザ	「リマインド対象の割当ユーザ」を選択した場合に、送信先から除外するユーザを設定します。
送信対象ユーザの割当作業のみ通知する	送信対象のユーザ本人が割り当たっている作業のみを通知する場合にチェックをONにします。チェックをONにすると、メッセージに<<ACTIVITY>>もしくは<<MILESTONE>>を指定した場合に、送信対象ユーザが割り当たっている作業のみがメールに記載されます。例）Act1にユーザA、Act2にユーザBが割り当たっており、送信対象にユーザBを指定して、本チェックをONにした場合、ユーザB宛てのメールにAct2の情報のみが記載されます。（Act1の情報は記載されません）
リマインド対象がない場合も通知する	リマインド対象が0件の場合にもメール通知する場合にチェックをONにします。

注意

リマインドメールの送信先に指定できるのは、プロジェクトメンバに登録されているユーザのみとなります。

このため、全プロジェクト参照権限を持つ管理者などにもリマインドメールを送信したい場合は、プロジェクトメンバに追加する必要があります。

メッセージタブ 

メッセージタブでは、リマインドメールの件名と本文を設定します。

設定項目	内容
メッセージテンプレート	件名、本文のベースとするメッセージテンプレートを選択します。メッセージテンプレートの種別が「本文」であるものから選択します。
件名	リマインドメールの件名を入力します。
本文	リマインドメールの本文を入力します。
リマインド対象ごとのメッセージテンプレート	本文に入力した<<ACTIVITY>>、<<MILESTONE>>、<<CHECKPOINT>>をどのメッセージテンプレートに変換するのかを選択します。メッセージテンプレートの種別が「アクティビティ」「マイルストーン」「チェックポイント」であるものからそれぞれ選択します。

注釈

件名および本文にメッセージ変数が使用できます。

メッセージ変数については「メッセージ変数」を参照してください。

リマインド対象ごとのメッセージテンプレートについて

メッセージ変数と同様に、本文に「<<ACTIVITY>>」「<<MILESTONE>>」「<<CHECKPOINT>>」のいずれかの文字列を入力して使用します。

入力するキーワードは「基本情報エリア」で選択したリマインド対象に従います。（リマインド対象にアクティビティを選択した場合は「<<ACTIVITY>>」を入力してください。）

上記キーワードを本文に入力すると「リマインド対象ごとのメッセージテンプレート」で選択したメッセージテンプレートの内容に従い「<<ACTIVITY>>」「<<MILESTONE>>」「<<CHECKPOINT>>」の部分が変換された内容でメールが送られます。

通知対象のオブジェクトが複数存在する場合は、その数分変換されます。

例えば、下記のように変換されます。

【通知対象のオブジェクト】

下記の３つのアクティビティが該当したものとします。

予定開始日	アクティビティ名
2024/10/12	環境構築作業
2024/10/21	X社向け運用テスト
2024/10/29	Y社向け運用テスト

【本文の内容】
＜10月の作業内容＞
<<ACTIVITY>>

【種別「アクティビティ」のメッセージテンプレートの内容】

${Activity.PlannedStartDate} ${Activity.Name}

【メールで送られる内容】
＜10月の作業内容＞
2024/10/12 環境構築作業
2024/10/21 X社向け運用テスト
2024/10/29 Y社向け運用テスト